Cómo notarizar un documento en Estados Unidos

Qué significa notarizar un documento

Notarizar un documento significa que un notario público verifica tu identidad, comprueba que firmas por voluntad propia y certifica tu firma con su sello y un certificado notarial. El notario no comprueba que el contenido del documento sea verdad ni te aconseja sobre él: si necesitas redactarlo o entender sus consecuencias, eso corresponde a un abogado.

Los dos actos notariales más habituales son el reconocimiento de firma (acknowledgment), en el que declaras que la firma es tuya, y la declaración jurada (jurat), en la que además juras que el contenido es cierto. El tipo de certificado lo indica el documento o quien te lo pide; el notario no puede elegirlo por ti.

Cómo notarizar un documento paso a paso

• Paso 1. Prepara el documento completo y sin firmar. Rellena todos los espacios en blanco: muchos notarios se niegan a notarizar documentos incompletos. No lo firmes antes: tienes que hacerlo delante del notario.
• Paso 2. Comprueba qué tipo de notarización necesitas. Mira si el documento pide un reconocimiento de firma o una declaración jurada, o pregúntalo a quien te lo exige (banco, escuela, consulado, juzgado).
• Paso 3. Lleva una identificación vigente con foto. Licencia de conducir, ID estatal o pasaporte. Si firman varias personas, todas deben ir en persona con su identificación.
• Paso 4. Busca un notario. Puedes ir a una notaría, a tu banco o a una tienda de envíos, pedir un notario móvil que vaya a tu casa o notarizarlo por videollamada. Más abajo te explicamos cada opción.
• Paso 5. Firma delante del notario. El notario revisa tu identificación, te pregunta si firmas voluntariamente (o te toma juramento si es una declaración jurada) y presencia tu firma.
• Paso 6. El notario completa el certificado. Rellena el certificado notarial, lo firma, pone su sello y, en los estados que lo exigen (como California o Texas), anota el acto en su diario, donde también puede pedirte tu firma o tu huella.
• Paso 7. Paga y guarda el documento. Revisa que tenga la firma y el sello del notario antes de irte. Si lo vas a usar en otro país, el siguiente paso suele ser la apostilla.

Requisitos para notarizar un documento

Los requisitos son casi iguales en todos los estados:

• Identificación oficial vigente con foto: licencia de conducir, ID estatal o pasaporte. Algunos estados aceptan también pasaportes extranjeros u otras identificaciones; pregunta antes si no tienes documentos de EE. UU. Más detalles en nuestra guía de verificación de identidad.
• Estar presente en persona (o por videollamada, si es una notarización en línea en un estado que la permite).
• El documento completo y sin firmar.
• Entender lo que firmas y firmar por tu voluntad. El notario puede negarse si duda de tu identidad, de tu voluntad o de que comprendas el documento. Más información sobre el consentimiento del firmante.

Si no tienes identificación, algunos estados permiten identificarte mediante testigos creíbles que te conozcan y que sí lleven su identificación. Pregunta al notario antes de ir.

Qué documentos se pueden notarizar

Casi cualquier documento privado que lleve tu firma se puede notarizar. Los más habituales son:

• Poderes notariales y su revocación.
• Declaraciones juradas (affidavits).
• Cartas de permiso de viaje para menores.
• Escrituras de propiedad y documentos de préstamos e hipotecas.
• Contratos, cartas, títulos de vehículos y formularios que piden firma notarizada.
• La declaración que convierte un testamento en «autoprobado».

Qué no se puede notarizar

• Actas de nacimiento, matrimonio o defunción: no se notarizan. Si necesitas una copia oficial, pide una copia certificada a la oficina que la emitió. Más información en certificaciones de documentos.
• Documentos incompletos o con espacios en blanco.
• Documentos en los que el notario tiene interés (por ejemplo, si es parte del contrato o se beneficia de él).
• Una firma de alguien que no está presente. El firmante tiene que aparecer ante el notario (en persona o por videollamada autorizada).

Cuánto cuesta notarizar un documento

Cada estado fija la tarifa máxima que puede cobrar un notario. Estos son los máximos por firma o acto en los estados de nuestro directorio:

Los notarios móviles pueden cobrar aparte el desplazamiento, que conviene acordar antes. Muchos bancos ofrecen el servicio gratis o con descuento a sus clientes.

Dónde notarizar un documento

• Notarías y oficinas de servicios múltiples: en nuestro directorio encontrarás notarías que hablan español en más de 60 ciudades, con dirección, teléfono, horario y reseñas. Empieza por tu estado o por las notarías abiertas 24 horas y fines de semana.
• Tu banco: muchas sucursales tienen notario para sus clientes. Llama antes para confirmar que está disponible.
• Tiendas de envíos e impresión: muchas ofrecen notario sin cita; confirma el horario del notario.
• Notario móvil: va a tu casa, al hospital o a tu trabajo. Cobra el desplazamiento aparte.
• Notario en línea: por videollamada, desde casa. Lo explicamos en el siguiente apartado.

Cómo notarizar un documento en línea

En la mayoría de los estados puedes notarizar un documento por videollamada con un notario autorizado para la notarización remota (RON). Subes el documento a la plataforma, verificas tu identidad (análisis de tu ID y, normalmente, preguntas generadas a partir de registros públicos), firmas electrónicamente delante del notario y recibes el documento notarizado en formato electrónico.

Los notarios de California todavía no pueden hacerlo; y antes de empezar conviene confirmar que quien recibe el documento acepta una notarización en línea. Todos los detalles en nuestra guía de notaría online.

Después de notarizar: apostilla y traducción

Si el documento notarizado se va a usar en otro país (por ejemplo, un poder para México o Colombia), normalmente necesitará una apostilla, que emite la Secretaría de Estado del estado donde se notarizó, no el notario. Si además está en otro idioma, consulta nuestra guía de traducciones.

Errores comunes al notarizar un documento

• Firmar antes de ir al notario: tendrás que volver a firmar un documento nuevo delante de él.
• Llevar una identificación vencida o con un nombre distinto al del documento.
• Dejar espacios en blanco en el documento.
• Pedir al notario que te aconseje qué firmar o cómo redactarlo: si no es abogado, no puede hacerlo. Desconfía de quien se anuncie como «notario» para hacer trámites legales. Más información en diferencias entre notario y abogado.
• No confirmar horario y precio antes de ir, sobre todo con notarios móviles.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. Secretaría de Estado de California: Notary Public Handbook 2026
2. Estatutos de Florida, capítulo 117
3. Código de Gobierno de Texas, sección 406.014
4. Secretaría de Estado de California: aviso sobre la ley SB 696 (notarización remota)

Información general revisada en las fuentes oficiales citadas. No constituye asesoramiento legal: las leyes cambian y varían entre estados.